Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

Staffmanagr, vertegenwoordigd door Jerome Goderis, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Contact: hello@staffmanagr.com.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Staffmanagr verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en bedrijfsnaam van de klant (beheerder).
• Medewerkergegevens (verplicht): naam, telefoonnummer (WhatsApp), type contract, geboortedatum en beoordeling van medewerkers die door de klant worden toegevoegd aan het platform.
• Loon- en tijdsgegevens: het uurloon dat de werkgever per medewerker instelt, de in- en uitklokmomenten, de gewerkte uren die daaruit volgen en het logboek van elke manuele correctie daarop (wie ze wijzigde, wanneer, van welk uur naar welk uur en om welke reden).
• Persoonlijke profielgegevens (optioneel — enkel indien medewerker zelf invult): rijksregisternummer, IBAN-rekeningnummer, adres, geboorteplaats, nationaliteit, geslacht, burgerlijke staat, taal, e-mailadres, naam partner, aantal kinderen en vervaldatum identiteitskaart. Het rijksregisternummer en het rekeningnummer worden versleuteld opgeslagen; de overige velden staan leesbaar in de database en worden beschermd door de toegangsregels van het platform (zie hoofdstuk 7). Ze zijn binnen een zaak enkel zichtbaar voor de zaakvoerder — niet voor andere beheerders — en nooit voor derden, tenzij wettelijk vereist (bv. RSZ voor Dimona-aangifte).
• Communicatiegegevens: inhoud van WhatsApp-berichten die via het platform worden verstuurd en ontvangen in het kader van planning en beschikbaarheidsbeheer.
• Gegevens om in te klokken: de pincode waarmee een medewerker zich op de kiosk aanmeldt, en de handtekening die hij optioneel bij zijn profiel kan zetten. De handtekening wordt versleuteld bewaard. Van de pincode bewaren wij zowel een controlewaarde als de leesbare code zelf, omdat de zaakvoerder hem moet kunnen opzoeken en opnieuw doorgeven aan zijn medewerker.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en gebruikslogboeken voor beveiliging en diagnose.

Wat wij niet verwerken: er worden geen locatiegegevens vastgelegd. Het inklokken gebeurt met een code of via de kiosk in de zaak en niet met de plaatsbepaling van een toestel; de browser krijgt daar op geen enkele pagina toestemming voor. Er wordt ook geen kopie van de identiteitskaart en geen medisch attest bewaard.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en beheren van de Staffmanagr-dienst
• Personeelsplanning en roostering voor de klant
• Versturen van beschikbaarheidspolls en roosters via WhatsApp
• Beheer van abonnementen en betalingen
• Klantenondersteuning en communicatie
• Beveiliging en fraudepreventie

4. Rechtsgrond

De verwerking is gebaseerd op:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor gegevens noodzakelijk om de dienst te leveren (art. 6.1.b AVG).
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, logging en fraudepreventie (art. 6.1.f AVG).
• Toestemming: voor optionele profielgegevens van medewerkers (art. 6.1.a AVG).

5. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens blijven bewaard zolang de klant een account bij Staffmanagr heeft. Bij het einde van een abonnement vervalt de toegang tot het platform, maar blijven de gegevens staan: er loopt geen automatische opruiming na een opzegging.

Gegevens verdwijnen op drie manieren. De klant verwijdert een medewerker, de klant verwijdert zijn account, of een van de automatische opruimtaken hieronder loopt. Wordt een medewerker verwijderd, dan gaan zijn profielgegevens (waaronder rijksregisternummer en rekeningnummer) onmiddellijk mee, samen met zijn tijdsregistraties, het correctielogboek daarop en zijn Dimona-records. Wordt een account verwijderd, dan geldt hetzelfde voor alle zaken waarvan die gebruiker eigenaar is, inclusief de facturen van dat account.

Wat het platform automatisch opruimt:

• WhatsApp-berichten: ten hoogste 365 dagen. Een zaak kan in de instellingen een kortere termijn kiezen, minimaal 30 dagen.
• Inkomende WhatsApp-logs (ruwe data): 90 dagen
• Inlogpogingen (IP-adres): 90 dagen
• De tussenstand van een lopend WhatsApp-gesprek, waarin tijdelijk een telefoonnummer staat: 2 uur

Wat het platform níét automatisch opruimt: tijdsregistraties, het correctielogboek daarop, Dimona-records, facturen en betalingsgegevens, en de interne activiteits- en auditlogboeken waarin staat wie in het platform welke handeling verrichtte. Die blijven staan tot de klant de medewerker of het account verwijdert.

6. Doorgiften aan derden

Staffmanagr deelt persoonsgegevens enkel met derden voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening:

• Supabase (EU): database-infrastructuur en authenticatie. Gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie.
• Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp Business Platform): versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten via de Meta Cloud API. Meta verwerkt berichtinhoud conform hun eigen privacybeleid en de AVG-verwerkersovereenkomst die van toepassing is op de WhatsApp Business Platform-dienst.
• Mollie: verwerking van betalingen. Mollie ontvangt enkel de voor betaling benodigde gegevens.
• Vercel: hosting en levering van de webapplicatie. Vercel verwerkt daarnaast geaggregeerde gebruiks- en prestatiestatistieken (Vercel Analytics en Speed Insights) zonder cookies en zonder persoonlijk identificeerbare informatie op te slaan; zie hoofdstuk 10. Gegevens worden verwerkt conform de AVG-verwerkersovereenkomst van Vercel Inc.
• Google (Google Analytics 4): statistieken over het gebruik van de publieke website staffmanagr.com. Dit gebeurt uitsluitend na jouw uitdrukkelijke toestemming; geef je die niet, dan wordt er geen enkel verzoek naar Google gestuurd. Google ontvangt in dat geval het IP-adres, het bezochte adres op onze site en een cookie-identificatie. Nooit gedeeld: gegevens uit het platform zelf. Zie hoofdstuk 10.
• Sentry: opvangen van technische fouten in de applicatie. Sentry ontvangt het adres van de pagina waarop de fout viel, het browsertype en het spoor van de fout; sessie-opnames worden gemaskeerd verstuurd en telefoonnummers worden uit foutmeldingen geknipt. Zie hoofdstuk 10.
• Resend: verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, uitnodigingen, wekelijkse rapporten). Resend ontvangt naam en e-mailadres van de geadresseerde. Resend is gevestigd in de VS en beschikt over een geldig DPA conform AVG Art. 28.
• Anthropic (Claude AI):verwerking van inkomende WhatsApp-berichten voor intentie-classificatie (bv. “ziek melden”, “beschikbaarheid doorgeven”) en ondersteuning bij het opstellen van roosters. Wat er meegaat, verschilt per gebruik:
  • Berichtclassificatie:de inhoud van het WhatsApp-bericht, de voornaam van de medewerker en zijn interne identificatienummer, zijn geplande shifts (datum, uur, naam van de shift en vestiging), het gesprek met Staffmanagr van de afgelopen zeven dagen (maximaal tien berichten, verstuurd en ontvangen), de voornamen en interne identificatienummers van maximaal dertig collega’s uit dezelfde zaak, en de planningsregels die de zaakvoerder zelf heeft ingesteld. Achternamen gaan hier niet mee.
  • Automatische roostervoorstellen: enkel interne identificatienummers, scores en beschikbaarheid. Geen namen.
  • De planningsassistent in de app:de instructie die de zaakvoerder zelf typt (die kan een naam bevatten, bijvoorbeeld “zet Marie op vrijdag”), de voornamen van de actieve medewerkers en de weekplanning van die week. Elke medewerker krijgt daarbij een code die alleen tijdens dat ene verzoek bestaat, en de planning gaat mee met die codes in plaats van met namen. Achternamen en interne identificatienummers gaan niet mee; alleen wanneer twee collega’s dezelfde voornaam hebben, gaat de eerste letter van de achternaam mee om hen uit elkaar te houden.
  • De roostercontrole in de app: het aantal ingeplande shiften en de tekst van elke melding waarop de controle aanslaat — bijvoorbeeld dat iemand tegen zijn studentenquotum aanloopt of te weinig rust heeft tussen twee shiften. In die tekst staat een code in plaats van de naam. Namen gaan hier niet mee.
  • Vervangingsberichten bij een ziek- of te-laatmelding: de voornamen van de betrokken medewerkers, de reden (ziek of te laat) en het moment van de shift.
  Telefoonnummers, rijksregisternummers, rekeningnummers en loongegevens worden nooit meegestuurd. Anthropic verwerkt data conform haar Privacy Policy en DPA.
• Apple (Apple Push Notification service):verzending van pushmeldingen naar de iPhone-app, als een beheerder die installeert en meldingen toestaat. Apple ontvangt het meldingstoken van dat toestel en de tekst van de melding zelf. Die tekst kan de naam van een medewerker bevatten (bijvoorbeeld “Marie is afwezig — er wordt een vervanger gezocht”); telefoonnummers, rijksregisternummers, rekeningnummers en loongegevens gaan nooit mee. Zonder de app gaat er niets naar Apple.
• RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid): indiening van Dimona-aangiften. Wanneer u Dimona-functionaliteit gebruikt, worden rijksregisternummers van medewerkers versleuteld doorgegeven aan de RSZ-diensten of aan uw sociaal secretariaat (zie dienstconfiguratie). De RSZ is een Belgische overheidsinstantie en verwerkt gegevens op wettelijke grondslag.

Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens aan derden.

7. Beveiliging

Staffmanagr neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of vernietiging.

De volgende gegevens staan versleuteld in de database (AES-256-GCM, met een sleutel die buiten de database bewaard wordt): het rijksregisternummer, het IBAN-rekeningnummer, het telefoonnummer, de handtekening, de inhoud van WhatsApp-berichten en de ruwe inkomende WhatsApp-logs. Wie zich alleen toegang tot de database zou verschaffen, leest die velden niet.

De overige gegevens — loon, adres, geboortedatum, gewerkte uren en de andere profielvelden — staan leesbaar in de database. Ze worden beschermd doordat elke zaak in de database van elkaar afgeschermd is (row level security op bedrijfsniveau), doordat de profielvelden binnen een zaak alleen voor de zaakvoerder zichtbaar zijn, en doordat de toegang tot de productiedatabase strikt beperkt is.

In de foutmeldingen die naar onze foutopvolging gaan, worden telefoonnummers, rijksregisternummers, rekeningnummers en e-mailadressen automatisch weggeknipt (zie hoofdstuk 10).

8. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten onder de AVG (GDPR):

• Recht op inzage – u kunt opvragen welke gegevens wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie – u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering – u kunt verzoeken uw gegevens te laten wissen.
• Recht op beperking – u kunt de verwerking laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid – u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
• Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Om een recht uit te oefenen, neemt u contact op via hello@staffmanagr.com. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Rechten van medewerkers

Medewerkers van de zaken die Staffmanagr gebruiken zijn betrokkenen in de zin van de AVG. Hun gegevens worden verwerkt door de werkgever (verwerkingsverantwoordelijke) via het Staffmanagr-platform (verwerker).

Als medewerker kunt u uw rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar) uitoefenen op twee manieren:

• Via uw werkgever: uw werkgever beheert uw gegevens in het platform en kan inzage geven, gegevens corrigeren of uw profiel verwijderen.
• Rechtstreeks bij Staffmanagr: als uw werkgever niet reageert of u de verwerking door Staffmanagr betwist, kunt u contact opnemen via hello@staffmanagr.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

10. Cookies, meten en foutopvolging

Cookies

Er staan geen advertentiecookies op deze site, en er wordt geen profiel van je opgebouwd om je elders te herkennen. Wat er wél staat, staat hieronder — per plek, en met de reden erbij.

Eén cookie heeft niets met meten te maken: de aanmeldsessie. Die wordt geplaatst wanneer je inlogt op het platform, en hij geldt voor het hele domein staffmanagr.com — dus ook voor de publieke website. Daar wordt hij enkel gelezen, om je bovenaan “Dashboard” en “Uitloggen” te tonen in plaats van “Inloggen”. Hij is strikt noodzakelijk om ingelogd te blijven en valt daarom buiten de toestemmingsplicht. Zijn naam begint met sb-, hij is Secure en SameSite=Lax, en hij verdwijnt wanneer je uitlogt. Ben je niet ingelogd, dan staat hij er niet.

Van een meetdienst komt er op de publieke website (staffmanagr.com) pas iets in je browser nadat je daar zelf toestemming voor hebt gegeven. Tot dat moment staat er niets van een meetdienst in je browser en wordt er ook geen script van een meetdienst opgehaald. Je antwoord op de cookievraag bewaren wij niet in een cookie maar in de opslag van je eigen browser (localStorage, sleutel sm-analytics-toestemming); dat antwoord wordt nooit naar onze servers gestuurd en blijft staan tot je het zelf wijzigt of je browsergegevens wist.

Wat er meet, en wat het doet

Er zijn vier middelen in gebruik. Ze zijn bewust niet gelijk behandeld: alleen het middel dat een cookie plaatst, vraagt om toestemming.

• Vercel Analytics — zonder cookies, geen toestemming nodig.Telt hoe vaak een pagina bekeken wordt en via welke site bezoekers binnenkomen, zodat we weten welke pagina's gelezen worden. Er wordt niets op je toestel opgeslagen of uitgelezen, er wordt geen profiel opgebouwd en het meetscript komt van ons eigen domein — er gaat dus geen verzoek naar een externe server. Draait op de website en in het platform, maar niet op de oppervlakken die verderop uitgesloten zijn. Bewaartermijn: de geaggregeerde cijfers blijven maximaal 12 maanden bij Vercel; er zit geen bezoeker achter om langer te bewaren.
• Vercel Speed Insights — zonder cookies, geen toestemming nodig.Meet hoe snel een pagina laadt en reageert (laadtijd, reactietijd op je eerste klik, verspringende opmaak), zodat we trage pagina's kunnen herkennen en herstellen. Ook hier geen cookie, geen profiel, een script van ons eigen domein en dezelfde uitsluiting van de oppervlakken hieronder. Bewaartermijn: maximaal 12 maanden bij Vercel.
• Google Analytics 4 — plaatst cookies, draait alléén met jouw toestemming.Laat zien welke pagina's van staffmanagr.com gelezen worden en welke route bezoekers door de site nemen, zodat we de site kunnen verbeteren. Zolang je niets gekozen hebt, of als je weigert, wordt het script van Google niet geladen en gaat er geen enkel verzoek naar Google — ook geen “cookieloze ping”. Advertentiedoeleinden staan uit en blijven uit, ook na toestemming: wij adverteren niet. Google Analytics draait niet in het platform (app.staffmanagr.com, admin.staffmanagr.com) en niet op de uitgesloten oppervlakken hieronder. Bewaartermijnen: de cookies _ga en _ga_<id> vervallen na 2 jaar, _gid na 24 uur en _gat na 1 minuut; bij Google zelf staan de gebeurtenisgegevens op de kortste termijn die Google aanbiedt, 2 maanden. Trek je je toestemming in, dan verwijderen wij die cookies meteen.
• Sentry — zonder cookies, alleen wanneer er iets misgaat. Vangt technische fouten op zodat wij ze kunnen herstellen. Wat er dan meegaat is het adres van de pagina, het browsertype en het spoor van de fout. In de sessie-opnames die bij een fout gemaakt worden, wordt alle tekst gemaskeerd en alle media geblokkeerd, zodat er geen persoonsgegevens van het scherm meegaan. Bewaartermijn: 90 dagen.

Waar er niets meet

De schermen voor het personeel van onze klanten staan hier volledig buiten: /kiosk, /checkin, /staff, /shift-invite en /setup-pin. Daar wordt geen enkele meting verstuurd — geen Google Analytics, geen Vercel Analytics en geen Speed Insights — en er verschijnt ook geen cookievraag. Dat is geen vergetelheid maar een keuze: die pagina's worden geopend met een persoonlijke link uit een WhatsApp-bericht of hangen als kiosk aan de muur, het adres van zo'n pagina bevat een toegangssleutel, en zo'n sleutel hoort niet in de statistieken van wie dan ook terecht te komen. Het enige dat daar nog draait is de foutopvolging hierboven, en alleen op het moment dat er werkelijk iets misgaat.

Je keuze maken en weer intrekken

De vraag verschijnt onderaan de pagina met twee even grote knoppen: Weigeren en Akkoord. Er staat niets voorgeselecteerd, en doorklikken, doorscrollen of de vraag negeren geldt niet als toestemming — er gebeurt dan simpelweg niets. Weiger je, dan werkt de site precies hetzelfde.

Onderaan elke pagina van staffmanagr.com staat de link Cookievoorkeuren. Daarmee komt de vraag terug en kun je je keuze in beide richtingen omdraaien, net zo eenvoudig als je hem gegeven hebt. Trek je je toestemming in, dan stopt de meting onmiddellijk en worden de Google-Analytics-cookies uit je browser verwijderd; bij de volgende pagina wordt het script van Google helemaal niet meer geladen.

Stuurt je browser een Global Privacy Control-signaal, dan lezen wij dat als een weigering: er wordt niets geladen en de vraag wordt je niet eens gesteld.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan vermeld. Bij wezenlijke wijzigingen worden gebruikers per e-mail op de hoogte gesteld.